会議をしても何も決まらず、シャンシャン会議や情報共有だけで終わってしまう。上司に忖度して質問も反論もできず、会議のための会議が増えていく——。会議のファシリテーションに難しさを感じている経営者や管理職は少なくないはずです。
この記事では、beyond globalグループの森田英一が解説する「会議のファシリテーション」を紹介します。結論から言えば、会議の生産性が低いのは参加者個人のやる気ではなく、意見を引き出し決めきる仕組みがないという「構造」が原因です。ファシリテーションのやり方を変えれば、会議は話して終わりの時間から、物事がスピーディに決まり実行される時間へと変わります。会議は会社の縮図であり、会議を変えれば会社が変わり、人が変わっていきます。社内の人でもファシリテーションのポイントを学べば、より効果的な会議を実現できます。
現象のメカニズム：なぜ会議の生産性は低いのか
日本の生産性の低さの元凶の一つは、会議の生産性の低さにあります。本来、会議はガチで対話し、本音を出し切って結論を出し、次のアクションにつなげる場です。しかし、会議することが目的になり、会議のための会議があり、会議して仕事をした気になっている企業が多いのです。
会議の質が悪いと、出席者の時間を奪うだけでなく、会社のスピード感が出ません。意思決定が遅くなり、会議で決まったはずのことが「あのときはああ言ったが違う」と後で覆ったり、決まっても誰も動かなかったりします。どう会議を機能させるかは、経営マターです。
この背景には、「これを言ったら嫌われるかも」という日本企業特有の空気があり、上の人の意識も変える必要があります。ただし、ファシリテーションのやり方を変えるだけでも会議はガラッと変わります。中立的な立場で参加を促す技術が、会議を機能させる鍵になります。
背景にある前提：ファシリテーションとは何か
ファシリテーションは英語で「促進する」という意味の言葉です。会議はともすると上司が一方的に喋る、部下を詰める、といった一方向になりがちです。本来は双方向で、みんなの意見が出て活発に議論される場であるべきです。
組織にはパワーバランスがあり、上の人が偉くて下の人は意見を言いにくい構造があります。「こんなこと言っていいか」「時間の無駄か」「馬鹿にされるか」と考えて言わないのです。この言いにくい状況で、中立的な立場のファシリテーターがメンバーから意見を吸い上げ、整理し、合意形成へ導きます。上の人が整理すると誘導的になりがちですが、中立的な立場だからこそ公平にまとめられます。
ファシリテーターは、単なる会議の進行役ではありません。参加者の参加を促していくスキルを持った人です。基本は1つの会議で1人が担いますが、パートごとに分けたり、2人で協力して進めたりするケースもあります。事前に誰がファシリテーターかを決めておくと、時間配分や進め方を設計でき、限られた時間で決めきることができます。
ファシリテーターの10のポイント
会議を機能させるファシリテーターのポイントを10個にまとめました。単なる進行ではなく、決めて動かすための実践的な観点で構成されています。まず一覧で示し、その後に1つずつ解説します。
| No. | ポイント |
|---|---|
| 1 | まとめることより決めさせること |
| 2 | 冒頭30秒でこの会議で決めることを宣言する |
| 3 | 発言しない人でなく発言できない構造を疑う |
| 4 | 意見と事実を分けてまとめる |
| 5 | 沈黙を埋めようとしない |
| 6 | 決定事項・担当者・期限を会議内で確認する |
| 7 | 会議後24時間以内にアクションリストを共有する |
| 8 | 全員一致を目指さない |
| 9 | 反対意見を潰すのでなく使う |
| 10 | 会議そのものを定期的にリデザインする |
まとめることより決めさせること
多くのファシリテーターは、出てきたことを整理しまとめて終わりがちです。しかし会社の会議では、まとめるだけでなく、最終的に決めて動くことが大事です。この会議で何を決めるか、どんなアクションにつながるかを考えて進行すると、会社が動いていきます。まとめることもプロセスとして大事ですが、まとめた上で決めて動くところまで責任を持つことが求められます。整理された内容に満足するのではなく、決めて次の一歩につなげることを常に意識します。
冒頭30秒でこの会議で決めることを宣言する
決めることが会議の根幹です。この会議は何の目的でやるのか、何を決めるのかというゴールを明確にし、事前にメンバーへ情報やアジェンダを送っておきます。会議の場は、各自が意見を持ち寄って議論し決める場です。「今日何をやるんでしたっけ」と会議の場で確認するのではなく、調べることは事前に済ませてもらいます。事前準備をしないなら参加者として不適格、というカルチャーにしていくことが大切です。
この事前周知は、ファシリテーター自身が送る場合もあれば、会議のオーナーや事務連絡役が送る場合もあります。誰が送るにせよ、事前に徹底しておくことが重要です。ファシリテーターは、時間配分や意見の集め方をあらかじめ設計し、限られた時間で何を決めるかを見据えて臨みます。
発言しない人でなく発言できない構造を疑う
「あの人は発言しない」と個人を責めるのではなく、発言できない構造を疑います。過去に質問や反論をして嫌われた経験があると、沈黙しがちです。意見が出ないなら、ポストイットに書く、匿名アンケートで吸い上げるなど、発言しやすい設計をします。反対意見やネガティブな意見は、匿名性を担保すると言いやすくなります。発言者の割合が偏りすぎていないかも重要な指標です。
オンライン会議では、この発言できない構造がさらに起きやすくなります。顔出しを必須にし、画面オフで内職している状態を避けることが前提です。人数が8人以上なら、ブレイクアウトルームで小部屋に分けて話してもらう、ペアで話してもらうといった、話さざるを得ない構造を作ります。チャットや共同編集できるオンラインホワイトボードなど、全員が書き込めるツールも有効です。
意見と事実を分けてまとめる
会議が混乱する原因の一つが、事実と意見の混同です。「売上が落ちている」は数字で確かめられる事実ですが、「営業が頑張っていない」は意見です。ホワイトボードを2つに分け、事実パートと意見・解釈パートに整理すると、議論の出発点が明確になります。事実は全員共通の土台であり、意見は人によって違うため、分けて扱うことが議論を前に進めます。
「最近売上が落ちているよね」という発言も、去年と比べて具体的にどうかを数字で示せば事実になります。一方「これってあなたの感想ですよね」と問われるような発言は意見です。意見も大事なので否定するのではなく、事実と意見のどちらなのかを分けて可視化することが、建設的な議論の第一歩になります。
沈黙を埋めようとしない
沈黙が嫌でファシリテーターが喋り続けると、意見が出なくなります。「この人が言ってくれるならいい」となるからです。意見が出るまで待つ、あるいはペアで3分話してもらうと、みんなが言い出します。待つべき時は待ち、沈黙するなら小グループに分けるのが有効です。ファシリテーターが沈黙を恐れて自分の意見を言い続けると、参加型になりません。
「意見はありますか」と聞いて出ないとき、我慢強く待つことも一つの方法です。それでも出ないなら、ペアで3分話してもらってから「どんな意見が出ましたか」と聞くと、わっと出てきます。沈黙を埋めようとせず、出てくる仕組みを用意することが、参加者主体の会議につながります。
決定事項・担当者・期限を会議内で確認する
アクション・担当者・期限が決まっていないと、会議は動きません。会議は物事を動かすためにやるものです。「時間なので続きは今度」で終わらせず、最後の5〜10分を残して、決定事項とアクションを必ず決め、議事録に書いておくことが大切です。前回何が決まったか、誰がやることになっていたかが分からなくなる会議を、なくしていきます。
話し合いが進んでいるようでも、「時間ですね、続きは今度」で終わると、決定事項も担当も期限も決まらないまま流れてしまいます。これを防ぐには、あらかじめ最後の時間を確保しておくことがポイントです。誰が・いつまでに・何をやるかを明確にして初めて、会議は現実を動かす場になります。
会議後24時間以内にアクションリストを共有する
会議で決めたアクションと議事録を、24時間以内に参加者全員へ送ると、実行率が格段に上がります。最近はAIが議事録を取り、アクションアイテムを整理してくれるため、会議終了の数分後に送ることも可能です。次の会議で「前回のアクションをやったか」を確認する文化を作ると、組織が動き始めます。アクションをやり切る文化づくりにも、会議は活用できます。
アクションを送っても「すいません、忘れていました」で済んでしまう組織は、スピードが遅く徹底力が弱くなります。次の会議までに各自がアクションを進め、会議の冒頭で進捗を確認する。この積み重ねが、決めたことをやり切る文化を育てます。アクションをやっていないなら、次の会議でリマインドすることも大切です。
全員一致を目指さない
全員で決めることを美徳とすると、スピードが出ず無難な結論にしかなりません。会社が潰れるほどのクリティカルで後戻りできないリスクがあることは徹底的に議論すべきですが、後戻りできるリスクなら、熱量のある人にまずスモールスタートで動いてもらい、チェックポイントで見直す方が組織は前に進みます。やらないと学習にならないため、致命的なリスクがなければ試す判断も大切です。
この仕分けもファシリテーターの役割です。「この議題は全員が一致するまで議論すべきだと思う人はいますか」と聞き、手が上がらなければ、それほどのリスクはないということです。懸念点や改善点は出してもらいつつ、熱量のある人がやりたいなら一度やってもらい、チェックポイントでもう一度話し合う、という進め方にすると、会議のための会議を避けられます。
反対意見を潰すのでなく使う
反対意見が出ると、上の人がむっとして叩き潰そうとするケースがあります。しかし反対意見は、成功させるための見落としリスクやヒントです。「リスクを言ってくれてありがとう」と受け止めます。なぜそう思うのかを聞き、そのリスクのインパクトと発生可能性を評価して、扱う重みを仕分けることが大切です。すべてをその場で解消する必要はなく、重要度に応じて議論の深さを変えます。
反対意見を封じ込める動きをすると、「この人は強引に進める人だ」と伝わり、日本人的には忖度して意見を言わなくなります。会議がどんどん硬直化し、会議の後に不満が出てくる非効率な状態を招きます。インパクトが大きく発生可能性も高いリスクなら、その対策まで踏み込んで議論する価値がありますが、可能性が低いなら深追いしすぎない、という判断もファシリテーターが担います。
会議そのものを定期的にリデザインする
会議は形骸化しがちです。四半期に1回、「この会議は必要か」「このやり方はベストか」「参加者や頻度は適切か」を見直します。続けること・改善すること・やめることをポストイットで書き出して貼ると意見が出やすく、会議自体のPDCAを回せます。開催頻度も、認識が揃ってきたら毎月から隔月へ、といった見直しが有効です。
最初は意味のあった会議も、惰性で続けるうちに「これをやる意味があるのか」という状態になりがちです。会議はどんどん増える一方で減らしにくいため、四半期ごとに棚卸しすることが効果的です。ファシリテーターが意図的にこの見直しを促し、より効率的で効果的な会議へと更新し続けることが、組織を強くします。
解決策・打ち手：ファシリテーションの4つの注意点
ファシリテーションを機能させるうえで、避けたい4つの注意点を解説します。良かれと思ってやっていることが、かえって会議を損なう場合があるため、押さえておきたいポイントです。
アイスブレイクよりチェックインを使う
ただの雑談によるアイスブレイクは場を和ませるだけになりがちです。おすすめはチェックインで、1人1分以内で今の正直な気持ちや気になっていることを言います。「今朝妻と喧嘩して気になっている」などプライベートも含め本音を話すと、「この場は本音で言っていい」という場が作られます。全員がテンポよく言うことで、場が整います。
雑談だけだといつも喋る人が喋って終わってしまいますが、チェックインは全員が本音を話すため、深い話をしていい空気ができます。「今日のテーマは難しいので決まるか不安です」といった気持ちも言いやすくなり、会議への入り方が変わります。会議の終わりにチェックアウトを行い、感じたことを一言ずつ言って終えると、より本音が交わされる場になります。
時間がなくてもグラウンドルールを確認する
時間がないといきなり本題に入りたがりますが、ガチ対話や反論を促すには、先にグラウンドルールを設定した方がよいのです。「気になったら必ず共有する責任がある」「どんな質問も否定しない」といったルールを共有すると、意見や反論、質問がしやすくなります。チェックインとセットで行うと、この会議は全員が本音で参加する場だという空気ができます。
ホワイトボードに書きすぎない
ホワイトボードで整理すると分かりやすい一方、書くことが目的化したり、書くのに時間を取られて議論が止まったりします。会議には意見を出す発散フェーズと、まとめる収束フェーズがあります。発散時は全部書き止めようとせず、ポストイットで各自に書いてもらうなど、柔軟に進めます。書ききれず消す手間で議論が止まることもあるため、方法を使い分けます。
まとめすぎない
まとめがうまいファシリテーターは、実は会議を腐らせることがあります。参加者の発言をファシリテーターが解釈してまとめると、意図が入り少しずつずれていくからです。本人が言ったことを正確に書き、時には熱量のある人にファシリテーターをバトンタッチすると、自分ごとになります。主役は参加者で、ファシリテーターは媒介役です。まとめ任せにすると参加者が依存し、組織は弱くなります。
評論家気質で「こうしたらいい」と言う人には、あえてそのパートのファシリテーターを任せてみるのも有効です。自分ごとになり、当事者として議論を前に進めようとします。ファシリテーターが目立ちすぎず、いかに参加者を本気にさせ、自分ごととして決めさせるかがゴールです。
明日から着手する順番
- 会議の冒頭30秒で、この会議で決めることとゴールを宣言する。
- アジェンダや必要な情報を事前に送り、各自に準備してきてもらう。
- 会議の最後に5〜10分を残し、決定事項・担当者・期限を確認する。
- 会議後24時間以内に、アクションリストと議事録を全員へ共有する。
- アイスブレイクの代わりにチェックインで本音を出す場を作る。
- グラウンドルールを共有し、質問や反論をしやすい場にする。
- 四半期に1回、会議そのものを見直してリデザインする。
よくある質問
ファシリテーションとは何ですか？
会議の参加を促す技術です。中立的な立場で意見を吸い上げ、整理し、合意形成へ導くスキルを指します。
ファシリテーターと進行役の違いは何ですか？
参加を促すかどうかです。進行役はただ進めるだけですが、ファシリテーターは参加者の発言を積極的に引き出します。
なぜ会議の生産性が低いのですか？
決めて動く仕組みがないからです。会議することが目的化し、シャンシャン会議や情報共有だけで終わってしまいます。
ファシリテーターの一番の役割は何ですか？
決めさせることです。まとめるだけでなく、最終的に決めてアクションにつなげるまで導くことが大切です。
会議の冒頭で何を宣言しますか？
目的と決めることです。冒頭30秒でこの会議のゴールを示し、事前にアジェンダや情報を送っておきます。
発言しない人にはどう対応しますか？
構造を疑います。個人を責めず、ポストイットや匿名アンケートなど発言できる仕組みを設計します。
オンライン会議で発言を引き出すには？
顔出しと小部屋です。顔出しを必須にし、8人以上ならブレイクアウトルームやペアで話す構造を作ります。
意見と事実を分けるのはなぜですか？
混同が混乱を生むからです。事実と意見をホワイトボードで分けて整理すると、議論の出発点が明確になります。
沈黙が続いたらどうすればいいですか？
埋めずに待ちます。ファシリテーターが喋り続けず、意見が出るまで待つか、ペアで3分話してもらうと出てきます。
会議で必ず確認することは何ですか？
決定事項・担当者・期限です。これが決まらないと動かないため、最後の5〜10分を残して確認します。
アクションリストはいつ共有しますか？
24時間以内です。会議後すぐに全員へ送ると実行率が上がり、AIを使えば数分後に共有できます。
全員一致を目指さないのはなぜですか？
スピードが出ないからです。全員一致にこだわると無難な結論になりやすく、後戻りできるリスクなら試す方が有効です。
クリティカルなリスクはどう扱いますか？
徹底的に議論します。会社が潰れるほどの後戻りできないリスクは、時間をかけてしっかり話し合うべきです。
反対意見にはどう向き合いますか？
使います。潰さず「ありがとう」と受け止め、リスクのインパクトと発生可能性を評価して扱う重みを仕分けます。
会議のリデザインはどれくらいの頻度で行いますか？
四半期に1回です。3か月ごとに必要性ややり方、参加者、頻度を見直し、会議自体のPDCAを回します。
チェックインとは何ですか？
本音を共有する手法です。1人1分以内で今の正直な気持ちを話し、本音で言っていい場を作ります。
チェックインとアイスブレイクの違いは何ですか？
本音を全員が話すかどうかです。雑談で終わるアイスブレイクと違い、チェックインは深い話をしていい場を作ります。
グラウンドルールはなぜ必要ですか？
発言しやすくするためです。質問や反論を歓迎するルールを先に共有すると、意見が出やすい場になります。
ホワイトボードに書きすぎるとどうなりますか？
思考が止まります。書くことが目的化し時間を取られるため、発散時はポストイットなどで柔軟に進めます。
まとめがうまいと会議が腐るのはなぜですか？
意図がずれるからです。ファシリテーターの解釈でまとめると本人の意図と少しずつずれ、参加者が受け身になります。
まとめ
- 会議の生産性が低いのはやる気でなく、意見を引き出し決めきる仕組みがないという構造が原因です。
- ファシリテーターの役割は、まとめることより決めて動くまで導くことです。
- 発言できない構造を疑い、意見と事実を分け、決定事項・担当者・期限を必ず確認します。
- 全員一致を目指さず反対意見を使い、会議自体を四半期ごとにリデザインします。
- チェックインとグラウンドルールで、本音を話せる場を作ることが会議を変える鍵です。
まずは次の会議の冒頭に、この会議で決めることを30秒で宣言するところから始めてみてください。
動画特典
この動画では、視聴者の皆さんに向けて特典をご用意しています。すぐ使える会議設計テンプレートです。会議のアジェンダ設計の仕方や、本文で触れたグラウンドルールの例なども載っており、会議を効率的・効果的にするのにそのまま活用できる内容になっています。
受け取りは公式LINEに登録する形です。受け取りに必要なキーワードは動画内で案内していますので、ぜひ動画をチェックしてみてください。会議のファシリテーションやファシリテーター育成に関するご相談も、公式LINEから問い合わせることができます。
